Workshop planen: das müssen Sie beachten

Nicht immer können Sie sich bei der Planung eines Workshops Mitstreiter suchen. Arbeiten Sie als freiberuflicher Moderator, haben Sie unter Umständen vor Beginn des Workshops keine Berührungspunkte mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern. Personaler:innen oder Projektleiter:innen stehen in der Firma dagegen qualifizierte Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung. Nutzen Sie dieses Know-How. Mitarbeiter:innen verfügen meist über Insider-Wissen, auf das Sie bei der Planung des Workshops zurückgreifen sollten. Achten Sie darauf, dass sich die Kompetenzen der Teilnehmenden sinnvoll ergänzen. Je mehr Kompetenzbereiche Sie abdecken, desto weniger laufen Sie Gefahr, wichtige Punkte zu vernachlässigen. Die Teamgrösse sollte aber in einem gesunden Verhältnis zur späteren Teilnehmerzahl stehen. Im Idealfall kommen auf jedes Teammitglied vier bis sechs Teilnehmende. Behalten Sie die Sympathien und Antipathien der Teammitglieder im Auge. Hat es in der Vergangenheit Reibungen zwischen zwei potenziellen Mitstreitenden gegeben, sollten Sie es sich zwei Mal überlegen, ob Sie beide in Ihr Team einladen. Verschiedene Meinungen zum Thema kann ein Team dagegen in der Regel gut verkraften. Oft ergeben sich die besten Ideen in der aus angeregten Diskussionen.

Bevor Sie Inhaltliches besprechen, sollten Sie im Groben klären, wie viele Teilnehmende Sie zum Workshop einladen möchten. Die »ideale« Workshop-Grösse gibt es nicht, generell kann man aber sagen, dass Workshops mit unter fünf bzw. über vierzig Teilnehmenden schwer zu leiten sind – und vergleichsweise wenig nützliches Wissen generieren. An diesem Punkt ist eine Zielgruppenanalyse wertvoll. Fragen Sie sich, welche Alters- und Hierarchie-Gruppen am Workshop teilnehmen werden und welche Interessen diese Teilnehmenden vertreten. Das Workshop-Thema sollte jeden der Teilnehmer persönlich betreffen, einige Teilnehmer sollten über Entscheidungsgewalt verfügen, damit Erarbeitetes direkt umgesetzt werden kann. Eine genaue Teilnehmerliste brauchen Sie hier noch nicht, Sie sollten aber in der Lage sein, Ihre Inhalte und Methoden auf Ihre Zielgruppe zuzuschneiden.

Die Inhalte Ihres Workshops planen Sie am besten vom Groben ins Feine: Legen Sie fest, welche Kernfragen bearbeitet werden sollen und gehen Sie darauf aufbauend immer mehr in die Details. Machen Sie zum Auftakt der Inhaltsplanung ein ausgedehntes Brainstorming. Hier ist es von Vorteil, Mitstreiter:innen im Team zu haben, die mit dem Problem vertraut sind und ihr Know-How einfliessen lassen können. Im Brainstorming sollten sich die wichtigsten Probleme herauskristallisieren. Workshop-Zeit ist kostbar: Nehmen Sie nur die Themen auf, auf die sich alle Beteiligten zu einhundert Prozent einigen können. Überlegen Sie dann, wie Sie eine Narrative zwischen den Themenkomplexen aufbauen können, um einen roten Faden zu schaffen, der Ihre Teilnehmer:innen durch den Workshop führt. Es hat sich bewährt, mit einem eher »offenen« Thema zu beginnen und gegen Ende konkret zu werden. Wenn sich Mitstreiter beim Brainstorming als Experten für einen Themenaspekt entpuppen, überlegen Sie, ob Sie Impulsvorträge halten lassen. In maximal fünf Minuten können Sie so alle Workshop-Teilnehmer auf einen ähnlichen Wissensstand bringen.

Ein Workshop dient der Wissensgenerierung, nicht der Wissensvermittlung. Jedem Impulsvortrag sollte eine Übung folgen, in der, basierend auf dem Vortrag, neue Ansätze entwickelt werden. Die meisten Übungen lassen sich grundsätzlich einem von drei Ansätzen zuordnen:

Diskussionen führen schnell zu verwertbaren Ergebnissen, sind aber nicht sehr gut dafür geeignet, Teilnehmer:innen aufzurütteln. Die meisten Diskussions-Methoden zielen darauf ab, bestehende Gruppenformationen zu durchbrechen und so Teilnehmende ins Gespräch zu bringen, die sich ohne fremde Anweisung nicht detailliert zum Thema ausgetauscht hätten. Interaktive Gruppenarbeiten erfordern viel Anleitung: Die Arbeitsaufgaben und Fragen müssen präzise und nachvollziehbar formuliert sein und die Teilnehmer:innen sollten eine umfassende Einführung in den Ablauf des Spiels bekommen, damit alles reibungslos ablaufen kann. Können Sie dies leisten, ist die Gruppenarbeit die beste Möglichkeit, Lösungsansätze zu generieren und träge Workshops aufzulockern.

Lernspiele können Verständnis für Probleme und Empathie mit den Betroffenen schaffen – wenn Sie Ihre Teilnehmer:innen aus der Reserve locken und Hemmungen abbauen können. Für den Fall, dass sich Ihre Teilnehmer:innen aber schon frühzeitig als unwillige Spieler:innen entpuppen, sollten Sie für jedes geplante Spiel einen »Plan B« parat haben.

Wenn Sie einen minutengenauen Zeitplan aufstellen, haben Sie am Workshoptag mehr Kontrolle und können frühzeitig reagieren, wenn Diskussionen den zeitlichen Bogen zu überspannen drohen. Kleiner Tipp: Denken Sie bei der Planung des Ablaufs in Schulstunden. Eine bewährte Basis ist die Doppelstunde: 90 Minuten Arbeit, gefolgt von 15 Minuten Pause. Mit einer längeren Mittagspause und Umbaupausen können Sie in einem achtstündigen Tag vier Einheiten unterbringen. Mehr als diese vier Doppelstunden sollten Sie nicht einplanen. Nach vier 90-minütigen Einheiten sind nur die wenigsten Teilnehmer:innen noch aufnahmefähig und diskussionsbereit. Bereiten Sie zur Sicherheit zusätzlich noch einen gerafften Alternativplan vor. Wenn die Teilnehmer:innen Schwierigkeiten mit einer Übung haben oder den Zeitplan mit einer hitzigen Diskussion überspannen, können Sie so selbstbewusst umschwenken, ohne den Ablauf durcheinander zu bringen.

Auch logistische Themen sollten Sie frühzeitig in die Planung mit aufnehmen. Wie lange brauchen die Teilnehmer:innen vom Vortragsort zur Kantine? Lässt sich ein kleines Kaffee-Buffet im Raum aufbauen? Welches Equipment steht im Raum? Was müssen Sie selbst an Equipment mitbringen? Wenn Sie ein Gefühl dafür haben, wie lange Ihr Aufbau dauern wird, sollten Sie diese Zeitspanne schon mit in den Ablauf aufnehmen. Das schafft besonders dann Sicherheit, wenn sich technische Schwierigkeiten offenbaren.