Bureau individuel : avantages et inconvénients en un coup d'œil

Quand est-il judicieux d'attribuer un bureau individuel à vos collaborateurs ? Cela dépend d'une part des tâches à effectuer et d'autre part, de la personnalité du collaborateur. Nous allons passer en revue la liste des avantages et des inconvénients du bureau individuel pour vous guider dans votre décision.

Comme leur nom l'indique, les bureaux individuels sont conçus pour être utilisés par une seule personne. Ils offrent la possibilité de travailler dans un environnement calme, de manière très concentrée et sans être dérangé. C'est donc l'inverse du travail d'équipe en open-space. L'utilité d'un bureau individuel dépend des tâches spécifiques que l'on doit y accomplir. Ils sont recommandés dans les cas suivants :

En premier lieu, c'est naturellement la place dont vous disposez qui va orienter votre décision d'accorder ou non des bureaux individuels, et si oui combien. Les bureaux individuels ne sont pas forcément nécessaires pour tous les collaborateurs, mais seulement pour certains postes ou certaines tâches. Comme déjà mentionné, le domaine d'activité et la méthode de travail personnelle sont déterminants.

Dans tous les cas, les bureaux individuels offrent un certain nombre d'avantages qui peuvent avoir une influence positive tant sur la productivité que sur le bien-être de vos collaborateurs.

Avec le bureau individuel, les sonneries de téléphone, les voix des collègues, le bruit des claviers et les allées et venues constantes appartiennent au passé. L'absence de distraction favorise la concentration et la sérénité.

De plus, les collaborateurs bénéficient d'une plus grande liberté de mouvement. Se lever régulièrement, faire des exercices dorsaux ou varier son assise avec les alternatives aux sièges de bureau stimule incontestablement la réflexion et assure une meilleure productivité.

Les bureaux individuels procurent au personnel une plus grande intimité, qui s'avère indispensable pour exécuter des tâches confidentielles ou utiliser des données sensibles. Cet espace clos permet de téléphoner à des clients et à des partenaires commerciaux sans être interrompu, ou bien de tenir des réunions individuelles. Ainsi, on favorise une communication plus claire et plus concentrée. Les sujets complexes peuvent également être abordés sans distraction

Un bureau individuel offre aussi l'avantage de pouvoir organiser son travail quotidien de manière. La liberté de faire une courte pause à sa guise en fait partie. Les employés apprécient de pouvoir se détendre sans se sentir observés par leurs collègues.

En général, les collaborateurs ont toute latitude pour aménager leur bureau individuel comme ils l'entendent pour favoriser leur concentration  Ils peuvent créer un environnement propice à la réflexion et une atmosphère de bien-être grâce à quelques objets privés (photos de famille, décorations).

Au-delà de l'aspect personnel, la surface des bureaux individuels permet un aménagement qui favorise l'ergonomie. Par exemple, le bureau peut être positionné perpendiculairement à la fenêtre afin de bénéficier d'une luminosité optimale, ce qui n'est pas toujours possible dans un open-space du fait de multiples contraintes.

Vos collaborateurs peuvent certes aménager leur bureau individuel comme ils le souhaitent, mais ils doivent généralement tenir compte de certains facteurs comme les sources de lumière, l'espace disponible et la gestion du bruit.

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Plus le taux d'occupation d'une pièce est élevé, plus le risque de transmission des maladies se propageant par voie aérienne augmente. Depuis l'épidémie de Covid, ce n'est plus un secret pour personne. Profitant de leur propre espace clos, les membres du personnel qui travaillent dans un bureau individuel sont mieux protégés contre la contamination. Ils ont notamment le loisir de chauffer et d'aérer leur bureau à leur guise. Enfin, ils peuvent utiliser s'ils le souhaitent un  purificateur d'air et un déshumidificateur. 

La culture de travail à privilégier dépend non seulement de la branche et du domaine d'activité, mais aussi des préférences de l'employeur. Les bureaux individuels sont principalement le reflet de cultures qui placent l'autonomie et la responsabilité personnelle parmi les compétences essentielles. Si vous attendez de vos employés des résultats individuels élevés, ce type de bureau peut être la solution appropriée.

Si la réussite de votre entreprise est déterminée par le travail d'équipe et un fort esprit communautaire, alors le bureau individuel n'est pas la solution idéale et peut même lui nuire. Si vous privilégiez en revanche la performance individuelle dans votre établissement, tenez quand même compte des inconvénients que peut représenter le bureau individuel en l'aménageant.

Permanent dans l'open-space, l'échange spontané n'est plus possible que de manière restreinte et ne concerne souvent que les affaires urgentes. La cohésion d'équipe peut en souffrir. Habituellement vite réglés, les malentendus et les divergences deviennent plus difficiles à résoudre et des tensions apparaissent. Afin d'y remédier, créez des lieux de rencontre tels qu'une zone de break-out ou des salles de réunion facilement accessibles, qui favorisent aussi les échanges spontanés.

Par ailleurs, une communication freinée peut amener les personnes socialement actives à se sentir exclues lorsqu'elles ont un bureau individuel. Le sentiment de bien-être et la motivation peuvent s'en trouver affectés. Or, les discussions régulières sur des sujets autres que le travail sont essentielles. Elles permettent de nous sortir des phases de réflexion en boucle dont nous sommes régulièrement victimes. Par ailleurs, les collègues nouvellement arrivés qui travaillent dans un bureau individuel ont plus de mal à s'intégrer dans les équipes existantes.

Alors que les open-spaces permettent de tenir des réunions et de travailler sur des projets de façon spontanée, les bureaux individuels imposent des rendez-vous ciblés. Les collaborateurs doivent aller les uns vers les autres, ce qui n'est pas toujours aisé. La dynamique d'équipe en pâtit. Quant aux collaborateurs créatifs, il leur vient souvent des idées qu'ils expriment sur le champ. Le bureau individuel ne favorise pas cet échange.

La décision de proposer ou non des bureaux individuels – et combien – est aussi une question de coût. D'une part, les bureaux individuels exigent plus d'espace, donc des frais de location plus élevés. D'autre part, ils impliquent un équipement plus sophistiqué que les open-spaces, car les étagères et les armoires sont alors rarement partagées par plusieurs collaborateurs.

Il est plus difficile pour le reste du personnel et la direction de suivre les processus de travail lorsqu'ils se déroulent dans un bureau individuel. Intervenir rapidement, éviter les erreurs ou trouver des accords rapidement n'est pas aussi aisé. Cela peut aussi freiner les demandes de renfort. Grâce aux systèmes numériques de gestion du travail, il est malgré tout possible de suivre le travail des employés.

Votre décision de mettre à la disposition des collaborateurs un bureau individuel ou de les installer dans un open-space dépend généralement des exigences spécifiques des postes occupés. Les tâches qui demandent une grande concentration ou qui concernent des données sensibles imposent généralement un bureau individuel.

Parlez-en au préalable avec vos employés. C'est aussi une question de mentalité personnelle de savoir si un bureau individuel est la bonne solution. Notamment pour un employé extraverti, se retrouver isolé dans un bureau individuel peut être épuisant et démotivant. L'objectif principal est d'obtenir des résultats optimaux à long terme, et du personnel qui se sent bien est plus à même de l'atteindre.

Une combinaison de bureaux individuels, d'un open-space avec cloisons de séparation et d'une zone de break-out peut être une excellente solution. Travailler de manière concentrée tout en gardant un contact avec ses collègues, c'est ce que permet la flexibilité des concepts de bureaux modernes. Enfin, pour favoriser la productivité et le bien-être des collaborateurs, un équipement ergonomique approprié et sa bonne utilisation sont indispensables.