Virtuelle Meetings verbessern

Homeoffice ist uns mittlerweile allen ein Begriff, von zuhause zu arbeiten ist aus verschiedensten Gründen zu einer praktischen Alternative zum Büroalltag geworden. Ein zentrales Element des Homeoffice sind virtuelle Meetings. Denn obwohl sich nicht alle an einem Platz befinden, bleibt die Notwendigkeit von Besprechungen und Sitzungen nicht aus. Es gibt eine Vielzahl an Anbietern, die Online-Meetings ermöglichen, manche besser, manche nicht ganz so gut. So nützlich die Verwendung von Videocalls für Meetings ist, so herausfordernd ist sie auch. Wer meint, dass es bei einer regulären Besprechung im Büro schwierig ist, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu halten, wird bei einem virtuellen Meeting in diesem Bezug an seine Grenzen stossen. Doch es gibt ein paar Tipps und Tricks, mit denen das nächste Online-Meeting besser, effektiver und erfolgreicher wird.

Online-Meeting, virtuelle Besprechung, Videocall, Videokonferenz: All diese Wörter beschreiben ein Setting. Nämlich, dass anstatt in einem Raum zu sitzen und sich von Angesicht zu Angesicht zu unterhalten, Präsentationen zu folgen, etc., alle über ihr Endgerät mit Internetzugang und Kamera teilnehmen. Das praktische daran ist, dass diese digitalen Meetings mit Videoübertragung immer und überall abgehalten werden können, vorausgesetzt man hat Zugang zum Internet und das passende Gerät. So kann man mit Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen jederzeit in Verbindung bleiben, ohne sich persönlich treffen zu müssen. Der grosse Vorteil gegenüber einem regulären Telefonat ist, dass sich die Gesprächspartner trotz der Distanz sehen können, was für den Austausch und das Verständnis des Besprochenen ein grosses Plus ist. Ausserdem kann eine Vielzahl an Personen aus der ganzen Welt an solch einem Online-Meeting teilnehmen, nicht umsonst spricht man auch von Videokonferenzen.

Es gibt eine Vielzahl von Online-Anbietern, die Videocall-Software im Programm haben. Einige Videokonferenz-Softwares müssen am Endgerät installiert werden, andere sind browserbasiert und können ohne Installation und Login der Teilnehmer benutzt werden. Egal für welches Programm man sich entscheidet, bevor man die virtuelle Konferenz startet sollte man sich unbedingt einarbeiten und sich mit der Software vertraut machen.

Die grösste Herausforderung bei Online-Meetings ist es, die Aufmerksamkeit des Publikums zu behalten. Da die Teilnehmer sich nicht in einem Raum befinden und meist auch nicht immer alle die Kamera eingeschaltet haben, ist die Chance gross, dass viele von ihnen zumindest zeitweise gedanklich, eventuell sogar physisch, abwesend sind. Um zu verhindern, dass die Teilnehmer nebenher andere Sachen machen, wie etwa ihren Bildschirm aufzuteilen und im Internet zu surfen, sollte ein virtuelles Meeting eine aktive Strategie verfolgen. Das heisst, man muss sich gut vorbereiten, sich genau überlegen, worüber man sprechen möchte und wie man seine Inhalte präsentiert, um die Zuhörer zu fesseln und mit einzubinden.

Müssen Sie während des virtuellen Meetings eine Präsentation halten, empfiehlt es sich, unseren Artikel zum Thema Präsentieren mit vielen Tipps und Tricks für einen erfolgreichen Vortrag zu lesen. Zu bedenken ist allerdings, dass durch die fehlende Anwesenheit im selben Raum kein Blickkontakt hergestellt werden kann. Auch bei den Techniken ist man etwas eingeschränkt, allerdings bringen Online-Meetings den Vorteil mit sich, dass Präsentationen über den Bildschirm geteilt werden können, somit alle Teilnehmer gleichermassen gute Sicht haben und genau mitverfolgen können, wovon gerade gesprochen wird. Dieses praktische Feature sollte bei der Vorbereitung unterstützender Materialien unbedingt miteinbezogen werden.

Befinden sich viele Mitarbeiter im Homeoffice, kann es dazu kommen, dass die Anzahl an virtuellen Besprechungen überhandnimmt. Um das zu verhindern, sollte man sich genau überlegen, aus welchem Grund das Online-Meeting veranstaltet wird, wer die Teilnehmer sein sollten und wie lange das Meeting dauert. So lohnt es sich beispielsweise, zu Beginn des Meetings eine Art Tagesordnung zu präsentieren, damit die Teilnehmer wissen, worum es geht und wieviel Zeit in Anspruch genommen wird. Schliesslich soll sich danach niemand denken, dass die Besprechung genauso gut eine E-Mail hätte sein können.

Ein weiterer nicht unwesentlicher Punkt ist die Wahl des Moderators. Es empfiehlt sich, jemanden zu bestimmen, der darauf fokussiert ist, den Ablauf des Meetings zu lenken, damit dieses möglichst problemlos verläuft. Natürlich kann man seine Besprechung auch selbst moderieren, allerdings könnte man dabei in stressige Situationen kommen. Deshalb lohnt es sich, jemanden zu bestimmen, der die Ordnung aufrechterhält, bestimmt, wer wann spricht und technische Probleme und Unterbrechungen behebt, sollten diese auftreten. So kann man sich selbst ausschliesslich auf die Präsentation von Inhalten konzentrieren. Dabei darf nicht vergessen werden, dem Moderator umfassende Administratorrechte zu übertragen, damit dieser auch uneingeschränkt Zugang zu allen Ebenen des virtuellen Meetings hat.

Ist das Meeting besonders umfangreich und umfasst eine hohe Teilnehmerzahl könnte man die Moderatorenaufgaben auch unter mehreren Personen aufteilen. So wäre eine Person zuständig für den Chat, eine Person für den technischen Support, eine weitere kümmert sich um etwaige Dokumente, etc. Je nachdem, welche Rolle einem selbst zugeordnet wird, oder ob man die Person ist, die zuordnet, sollte man sich rechtzeitig damit auseinandersetzen und vorbereiten, damit die Zusammenarbeit während des Online-Meetings reibungslos verläuft und jeder weiss, welche Aufgabe er hat.

Als Veranstalter eines virtuellen Meetings ermöglicht man den Teilnehmern im besten Fall, sich vor tatsächlichem Meeting-Start einzurichten, den Hintergrund anzupassen, etc. So sollte der Zugang zur Videokonferenz bereits 5-10 Minuten bevor man zu sprechen beginnt zur Verfügung stehen. Diese zusätzlichen Minuten ohne spezifische Programmpunkte gibt den Teilnehmern ausserdem die Möglichkeit, sich vor dem Meeting auszutauschen, so wie es bei einer Besprechung in einem Sitzungsraum auch passieren würde.

Ist es an der Zeit, das tatsächliche Meeting zu beginnen, sollte man bedenken, dass, wie bei regulären Vorträgen und Konferenzen, auch bei Online-Meetings der Einstieg besonders wichtig ist. Man möchte bei den Zuhörern Interesse wecken und sie gleich von Beginn an mit einbeziehen, um sie an sich zu binden. So könnte man beispielsweise mit einer Frage beginnen, die, je nach Teilnehmerzahl, von jedem eine kurze Antwort erfordert. Bei höheren Teilnehmerzahlen könnte man diese Umfrage digital veranstalten, sodass jeder auf seinem Bildschirm antworten kann und nicht zu viel Zeit verbraucht wird. Diese Anfangsfragen können durchaus persönlich oder humorvoll sein. Sie dienen dazu, das Eis zu brechen und die Aufmerksamkeit der Zuhörer auf sich zu ziehen, sie eventuell sogar zu überraschen. Mit unseren Tipps für eine erfolgreiche Videokonferenz funktioniert nicht nur der Einstieg, sondern das gesamte Meeting.

Aufgrund der Tatsache, dass virtuelle Meetings nicht in der sterilen Umgebung eines Sitzungsraumes, der nur sehr wenig Ablenkung zulässt, stattfinden, ist es nur eine Frage der Zeit, bis etwas Unerwartetes passiert. Ist es irgendwann soweit, darf man sich von der Unterbrechung keinesfalls aus der Ruhe bringen lassen, sollte sie im besten Fall sogar zu seinem Vorteil nutzen. Die meisten Menschen reagieren auf Unvorhergesehenes mit Stress und Frustration. Deshalb sollte man, soweit möglich, sich schon vorher überlegen, wie man auf spontane Missgeschicke reagiert, um dann in der Situation nicht überrumpelt zu werden.

Zahlreiche amüsante Videos, tausendfach geteilt auf Social Media-Plattformen, zeigen uns, dass ein im Hintergrund auftauchendes Kind oder Haustier einem virtuellen Meeting sogar eine positive Auflockerung verleihen kann.

Die unangenehmste Art der Unterbrechung sind wohl technische Probleme. Da hilft auch ein kurzer Lacher nicht, bei technischen Problemen muss sofort reagiert und, wenn möglich, Abhilfe geschaffen werden. Sich ein- und ausschaltende Mikrofone, wacklige oder eingefrorene Videos, schlechte Übertragung lassen sich eine Zeit lang aushalten, werden auf Dauer jedoch zum Videokonferenz-Killer.

Gibt es bei dem virtuellen Meeting einen Moderator, kann er sich mit der Bewältigung der technischen Probleme beschäftigen. Tritt das Problem jedoch immer wieder auf, sollte man sich überlegen, die Videokonferenz oder den Videocall abzubrechen, bevor die Frustration aller Teilnehmer zu gross wird und sie die Geduld verlieren. Dann kann man sich in Ruhe und ohne Stress um die Bewältigung des Problems kümmern, um danach einen weiteren, erfolgreichen Versuch zu wagen.

Virtuelle Meetings sind bereits ein beliebtes und praktisches Tool, um mit Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen auf der ganzen Welt und jederzeit in Kontakt treten zu können. Sie lassen sich hervorragend mit anderen modernen Arbeitskonzepten verbinden, bzw. sind die Grundlage für deren Umsetzung (etwa Homeoffice oder Desk Sharing). Durch diverse Anbieter von Software-Programmen mit den verschiedensten Features bietet ein Online-Meeting weit mehr, als einfach nur von Angesicht zu Angesicht virtuell miteinander zu sprechen. Man kann Präsentationen und Dokumente teilen, Gruppenarbeiten durchführen, Diskussionen veranstalten, Umfragen machen, sich über Chats austauschen und vieles mehr. Die grosse Herausforderung bei all dem sind die Ablenkungen, die die Konzentrationsspanne verringern und durch die mangelnde Kontrolle schwer einzudämmen sind. Beachtet man einige essentielle Punkte und bereitet man sich vor allem auf möglichst alle Eventualitäten vor, wird das virtuelle Meeting trotz Hang zum Multitasking und diverser Unterbrechungen zum Erfolg.