Trouver et inviter des participants à un atelier : conseils et astuces

C’est la forme de votre atelier, publique ou interne à l’entreprise, qui va déterminer la manière dont vous devez planifier les participants et les invitations. Ces deux scénarios supposent en effet des approches et des objectifs très différents.

La diversité des vécus présents dans l’atelier constitue le terreau indispensable : un bon atelier réunit dans une même pièce différents groupes d’âge, sexes, groupes d’intérêt et niveaux hiérarchiques. Pour chaque service concerné, invitez au moins un membre et veillez à ce que la personne conviée apporte non seulement des compétences techniques, mais soit également capable d’initier des changements réalistes après un atelier réussi.

Lorsque vous effectuerez votre présélection, gardez à l’esprit la taille du groupe. Une personne peut gérer environ 10 à 15 participants selon la situation de l’atelier. Si, lors de la planification des thèmes, vous aviez déjà fait appel à des équipiers qui ont endossé le rôle d’animateur à vos côtés, vous pouvez aller au-delà. Mais une chose est sûre, au-delà de 40 participants, il sera difficile de donner la parole à tous les membres du groupe.

C’est un fait, les compétences professionnelles et la capacité à prendre des décisions sont les principaux critères de sélection des participants. Mais ne perdez pas de vue que les participants vont être amenés à coopérer au sein de l’atelier. Par exemple, certains ateliers ne vont pas convenir à des personnes qui manquent d’esprit d’équipe dans leur travail quotidien, quelle que soit leur compétence.

S’il vous arrive d’avoir vent d’une antipathie notoire entre deux participants éventuels, remettez en question la nécessité d’inviter ces deux personnes dans le même atelier. Nul besoin de subir une atmosphère tendue dans l’atelier qui pourrait impacter la motivation de vos participants.

Des facteurs liés à la politique de l’entreprise peuvent conduire à inviter des personnes qui n’ont pas vraiment leur place dans le groupe. Dans de nombreuses sociétés, il s’agit de décisionnaires non concernés. S’ils sont capables d’amorcer les changements nécessaires ultérieurement, ils n’apportent souvent rien à l’atelier, car ils manquent d’expertise sur le sujet traité.

Envoyez à ces décisionnaires généralistes les résultats collectés et mis en forme à l’issue de l’atelier plutôt que de les convier à participer. Ils pourront ainsi exploiter les connaissances générées pour prendre une décision éclairée et réfléchie.

Si vous avez le temps de personnaliser chaque invitation, expliquez succinctement à chaque participant potentiel que son expertise peut bénéficier à tout le groupe, y compris vous. Ainsi, chaque participant sera d’emblée flatté d’être un élément important du groupe de l’atelier. Les attentes que vous placez en chaque participant créent en eux un sentiment de devoir et de responsabilité qui les motivent davantage à participer à l’atelier.

L’invitation personnalisée est d’autant plus pertinente, si dans votre entreprise, les invitations aux ateliers sont systématiquement envoyées de manière impersonnelle comme peut l’être une invitation à une réunion dans Outlook. Lorsque la situation le permet, vous pouvez tout simplement envoyer la lettre d’accompagnement personnalisée en plus de l’invitation impersonnelle.