Open space : les avantages et les inconvénients en un coup d'œil

Reconnu pour son utilisation efficace de l'espace et ses conditions optimales pour le travail d'équipe, l'open-space est l'un des concepts de bureau les plus répandus. Il s'accompagne néanmoins de défis à relever. Nous vous expliquons dans cet article dans quels cas l'open-space est judicieux, comment tirer parti de ses avantages pour votre entreprise et comment éviter les inconvénients potentiels.

L'aménagement de l'open-space n'obéit à aucune définition précise. En principe, il s'agit d'un grand espace de travail où au moins dix personnes travaillent, généralement sur une surface de 300 à 400 m² et plus.

Les bureaux n'ont pas besoin d'être disposés d'une manière particulière, bien qu'il existe aujourd'hui de nombreux concepts pour les open-spaces qui peuvent vous guider dans l'aménagement. Par exemple, on veille aujourd'hui à ce que tous les employés bénéficient de lumière naturelle à leur poste de travail, ou encore à diviser l'espace en zones spécifiques, attribuées à différents services.

Vous devriez envisager l'open-space lorsque vos employés ont besoin de communiquer fréquemment entre eux. En effet, dans certains services, le travail nécessite une coordination constante et de la transparence, ce que les systèmes de gestion numériques seuls ne peuvent pas garantir.

Ce sont souvent les coûts et la surface disponible qui font pencher la balance soit vers l'open-space soit vers le bureau individuel. Il existe aujourd'hui un large éventail de mesures organisationnelles et d'aménagement permettant de réduire le niveau sonore dans les open-spaces (par exemple, des systèmes de cloisons, des cubicules ou des solutions de pièce dans la pièce). Différentes possibilités d'aménagement d'open-space s'offrent à vous :

Le principe de base de l'open-space est de favoriser une communication et une collaboration simples et directes. Par conséquent, si votre entreprise entretient une culture de travail ouverte avec des hiérarchies horizontales, ce type de bureau peut être une solution appropriée. Cela est encore plus vrai si les employés travaillent aussi à distance et se rencontrent rarement. L'open-space peut alors servir à utiliser le temps passé sur place en équipe de la manière la plus efficace possible. Les open-spaces présentent plusieurs avantages.

Moins gourmands en surface, les open-spaces réduisent les frais de location et d'exploitation. Vous pouvez utiliser l'espace disponible de manière optimale jusque dans les moindres recoins et aménager les postes de travail avec quelques astuces pour gagner de la place..

Vous pouvez également déplacer les employés, par exemple, pour des travaux de projet, sans avoir à réaménager des bureaux individuels. De plus, un open-space permet d'éviter les espaces inutilisés, par exemple lorsque des employés sont absents ou des postes sont vacants.

Comme les open-spaces ne comportent pas de portes séparant les espaces comme dans les bureaux individuels, le sentiment de solidarité au sein de l'équipe est renforcé. Les prises de décision sont plus rapides et les petites conversations entre collègues créent une atmosphère plus personnelle. Les nouvelles recrues s'intègrent ainsi plus vite dans l'entreprise.

L'un des principaux arguments en faveur d'un open-space est le renforcement de la communication. Facilitée par l'espace ouvert, la collaboration favorise non seulement les conversations, mais également de brèves concertations, par exemple par téléphone ou par simple contact visuel. Cette pratique libre encourage l'échange d'informations, et présente également d'autres avantages :

L'aménagement des open-spaces vous laisse une grande souplesse : positionnez bureaux, séparateurs et autres équipements de manière flexible. Rien n'est figé. Vous pouvez réorganiser tous les éléments en fonction de nouveaux projets ou de la nécessité d'optimiser le travail en équipe.

Le défi consiste à trouver un équilibre entre la séparation de l'espace e l'équipement de bureau approprié. Des murs hauts et opaques sont souvent un obstacle à l'efficacité dans un travail d'équipe, tandis qu'un design trop ouvert peut nuire à la concentration. Voici quelques éléments qui permettent de diviser intelligemment l'espace :

Vos employés peuvent mieux visualiser qui travaille sur quel sujet, poser plus rapidement des questions intermédiaires et intervenir en cas de besoin. La dynamique d'équipe s'en nourrit et favorise une culture d'entreprise basée sur la confiance. Étant plus proches des processus de l'entreprise, les collaborateurs comprennent mieux son fonctionnement et ses objectifs.

Le principe de base de l'open-space est de favoriser une communication et une collaboration simples et directes. Par conséquent, si votre entreprise entretient une culture de travail ouverte avec des hiérarchies horizontales, ce type de bureau peut être une solution appropriée. Les open-spaces présentent plusieurs avantages.

Dans un open-space, le niveau de bruit se situe généralement entre 50 et 60 décibels. Dans ces conditions, la concentration se dégrade les niveaux d'adrénaline et de stress chez l'être humain augmentent.

Les conversations, les appels téléphoniques, les portes qui s'ouvrent et le bruit des imprimantes participent à cette ambiance sonore. De plus, les va-et-vient permanents impactent également la capacité à se concentrer. Utilisez alors des cloisons de séparation et autres éléments en matériaux phoniques ou des revêtements de sol insonorisants tels que des tapis.

La promiscuité permanente avec les collègues et la difficulté à s'isoler rendent le travail beaucoup plus pénible, en particulier lorsque les conversations confidentielles et les appels téléphoniques font partie du quotidien.

Dans le pire des cas, le défaut de lieux où s'isoler peut engendrer de l'irritabilité chez certains collègues et se répercuter sur l'ensemble de l'équipe. Pour éviter ce scénario, permettez à votre personnel de se concentrer sur son travail. Pour ce faire, créez une zone de break-out ou des postes de travail calmes et indépendants où l'on peut se retirer.

Chaque membre de l'équipe a sa propre méthode de travail (ou doit en développer une pour lui-même au fur et à mesure). Or, cette dynamique peut être freinée dans un open-space, car certains collaborateurs ont l'impression d'être observés par les collèges ou par la direction de l'entreprise. Ce désagrément peut avoir un impact sur leur propre méthode de travail et, par conséquent, sur leur productivité et leur motivation.

Pour créer un environnement de travail agréable, rien de plus simple que d'établir des règles de comportement clairement formulées : par exemple, parler à voix basse, utiliser des casques pour écouter de la musique et garder les zones communes propres. Les règles peuvent aussi concerner le comportement mutuel : par exemple, ne pas commenter le travail des autres sans y être convié et discuter des problèmes qui émergent pour trouver des solutions.

Devoir respecter trop de règles peut cependant se révéler contreproductif. La collaboration ne fonctionne que si vos employés trouvent les règles utiles et qu'ils s'y tiennent. Pour ce faire, impliquez le personnel en amont et sondez-le régulièrement afin d'adapter les règles si nécessaire.

Tenir compte des besoins individuels des collaborateurs et trouver des compromis fait également partie du code de conduite. L'assemblée doit trouver des solutions équitables, par exemple sur la question d'ouvrir ou de fermer les fenêtres, d'augmenter ou de baisser le chauffage, et d'allumer ou d'éteindre la lumière. Veiller en outre à ce que l'air soit sain dans l'open-space.

La promiscuité des personnes dans l'espace restreint que forme l'open-space favorise la propagation des bactéries et des virus. La probabilité de contamination croisée est accentuée, notamment en hiver. Le niveau de stress plus élevé qui règne dans les open-spaces entraîne également une plus grande vulnérabilité devant la maladie.

Pour faire face au taux de contagion élevé, misez sur les déshumidificateurs et les purificateurs d'air Ils maintiendront un taux d'humidité idéal et un air propre qui freinera la transmission des agents pathogènes.