Aménager une salle pour ateliers : conseils d’équipement et d’aménagement

L’équipement nécessaire pour un atelier dépend principalement de l'endroit où il se tiendra. Avant toute chose, renseignez-vous sur les conditions existantes auprès de l’organisateur. Si l’atelier se déroule dans votre entreprise, visitez en amont la salle de réunion concernée. Les facteurs principaux sont la taille et la forme de la pièce : pour la plupart des ateliers, l’idéal est d'avoir à disposition des locaux (quasiment) carrés offrant assez d’espace pour y installer des rangées de tables et de chaises, mais aussi pour un bon déroulement des travaux de groupe.

Les pièces en longueur exigües engendrent rapidement des problèmes de communication, notamment en cas de groupes plus importants, car les rangs du fond ne peuvent pas tout entendre. La disposition des tables et des chaises doit permettre aux participants d’établir un contact visuel et d’échanger entre eux ainsi qu'avec les animateurs pendant l’atelier. Disposer les tables en U, en direction des animateurs, fonctionne très bien pour la plupart des cas. Cette disposition présente l’avantage de permettre à de petits groupes d’effectuer les travaux prévus au centre des tables sans être dérangés.

Si la forme et la taille de l’espace ne sont pas adaptées à votre atelier, essayez de trouver une solution avec l’organisateur le plus rapidement possible. Une salle non optimale pourrait compromettre la réussite de votre atelier.

Renseignez-vous également sur l’équipement fixe installé dans la salle. Y a-t-il un tableau mural, un rétroprojecteur, une toile de projection et un haut-parleur ? Si vos supports de cours sont en partie numériques, renseignez-vous sur la nature des interfaces vidéo et audio afin de prévoir les câbles et/ou adaptateurs compatibles.

Dans le cas d’ateliers externes, n’oubliez pas de vérifier en amont le type de tableau mobile que l’organisateur peut mettre à disposition. S’il est dans l’incapacité de vous fournir cet accessoire essentiel, pensez à apporter un modèle mobile ou une solution de remplacement.

Pour constituer votre équipement d’atelier, une liste détaillée s’impose. Même les animateurs d’ateliers aguerris ne sortent pas leur équipement d’atelier complet de leur chapeau quand ils en ont besoin. Dressez une liste dès le début. Elle vous permettra de tout vérifier en permanence.

Passez en revue les exercices et les présentations prévus pour l’atelier et déterminez les types de tableaux nécessaires. Vous devez disposer au minimum d’un tableau blanc ou d’un flipchart par atelier afin de pouvoir consigner vos résultats. De même, les exercices faisant appel à des cartes d’animation requièrent au minimum un tableau d’affichage ou un tableau pour présentation.

S’il arrive que les tableaux nécessaires ne soient pas disponibles sur le lieu de l’atelier, vous n’aurez d’autre solution que l’improvisation. Les flipcharts sont relativement faciles à transporter dans un coffre de voiture ou dans le train. Les modèles de flipcharts inscriptibles peuvent être utilisés en guise de tableaux blancs. Si vous avez tendance à noter les résultats de manière très détaillée, nous vous recommandons de faire une utilisation classique du flipchart avec le bloc à flipchart correspondant. Un animateur qui doit constamment essuyer son tableau blanc et photographier le contenu inscrit peut rapidement perdre le fil des discussions.

Quant au tableau d’animation ou mur d’animation, ils sont plus difficiles à remplacer que le tableau blanc et le flipchart, mais ils restent indispensables pour de nombreux exercices d’atelier. Il existe néanmoins d’autres solutions : les post-its affichés sur les murs lisses restent une valeur sûre. Utilisables à volonté, ces petits morceaux de papier existent dans différentes tailles adaptées aux ateliers.

La règle d’or en matière d’équipement d’atelier : mieux vaut trop de matériel que trop peu. Calculez minutieusement votre besoin réel en crayons, épingles ou aimants, puis emportez au moins une fois et demie la quantité nécessaire pour votre atelier.

En ce qui concerne les petites pièces et les accessoires, mieux vaut y regarder à deux fois pour les exercices planifiés. Déterminez la panoplie indispensable pour chaque exercice dans les moindres détails et n’oubliez pas les accessoires « atypiques » tels que le matériel de bricolage, les craies grasses ou les objets pour un exercice Grab Bag.

De plus, les badges sont indispensables pour tous les ateliers où les participants ne se connaissent pas. Il vous appartient de laisser les participants fabriquer leurs propres badges ou d’utiliser des badges en plastique de haute qualité. Tout dépend de ce que vous attendez de l’atelier. Si le « professionnalisme » est de mise, choisissez en toute logique un produit professionnel.

Vérifiez avant l’atelier que vos stylos contiennent suffisamment d’encre et que toutes les couleurs nécessaires sont à disposition. Pour plus de sérénité, remplissez les stylos rechargeables avant l’atelier. Attention, les marqueurs pour tableau blanc permettent d'écrire sur le flipchart, mais l'inverse peut endommager le tableau blanc. Voyez large lors de l'élaboration du planning et ne mélangez pas vos stylos.

Une mallette d’animation bien fournie vous évitera bien des déboires. Avec votre mallette complète, vous aurez toujours sous la main quelques cartes et stylos de rechange pour vos participants en cas de manque.

Si vous consignez les résultats obtenus sur un tableau blanc, vous devrez régulièrement les effacer pour pouvoir y inscrire de nouvelles informations. Il est judicieux d’emporter des produits de nettoyage de qualité, notamment pour les tableaux blancs des salles de réunion qui ont déjà des années de service derrière eux.

Avant d'effacer les résultats importants, vous devez trouver le moyen de conserver ce que vous avez écrit. Il existe désormais quelques applications simples pour iOS et Android pour prendre des photos de haute qualité et les archiver rapidement. Certains animateurs préfèrent néanmoins utiliser des appareils photo numériques pour profiter d'une qualité supérieure d’image et de l’autonomie de la batterie. Qu'est-ce qui fonctionne le mieux ? C'est une question de point de vue : quoi qu’il en soit, il faut avoir un moyen d’archiver rapidement quelques points clés ou cartes mentales avant de prendre l’effaceur en main.

Si vous envisagez d’utiliser PowerPoint ou de diffuser des vidéos et des images, assurez-vous que tout fonctionne parfaitement pour le jour de l’atelier. Une dernière chose : n’oubliez pas les câbles et les adaptateurs pour les interfaces disponibles du lieu de l’atelier et emportez une batterie de rechange pour le présentoir.

Enfin, passez en revue une dernière fois la question de la restauration. Tout est-il réglé ? Y a-t-il des boissons chaudes et froides de disponibles ? Laissez des serviettes ou de l’essuie-tout en évidence afin d’en avoir sous la main si quelqu’un renverse son café.