Smart Office: qu'est-ce que c'est? I Schäfershop

Un ordinateur portable, sur lequel une vidéoconférence est ouverte, est posé sur une table de réunion

Modifié le : 14.09.2023 14:46

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Le concept de "bureau intelligent" s'accompagne de progrès numériques fulgurants résultant de la pandémie. Alors que la plupart des gens connaissent déjà le terme "smart home", qu'ils peuvent s'en faire une idée ou qu'ils l'ont déjà mis en œuvre chez eux, l'utilisation intelligente pour faciliter le quotidien est maintenant arrivée spécialement dans le monde du bureau intelligent, c'est-à-dire dans le "smart office". De nombreux collaborateurs reviennent de leur bureau à domicile dans l'immeuble de bureaux et les exigences pour pouvoir travailler de manière productive ont évolué sur le lieu de travail. La flexibilité en termes de personnes, de lieu et de temps est au premier plan et est tout à fait souhaitée par toutes les parties. Une mise en réseau intelligente des systèmes techniques au bureau doit faciliter le travail quotidien à de nombreux égards, permettre de réduire les coûts tout en augmentant l'efficacité des ressources. Vous découvrirez dans l'article suivant quelles fonctions les smart offices devraient offrir en détail et quelles mesures de mise en œuvre sont nécessaires.

Für die Einrichtung smarter Bürogebäude und Arbeitsplätze implementiert das Unternehmen spezielle Technologien, die das Wohlbefinden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbessern und deren Leistung steigern. Ausserdem kann sich das Aufrüsten mit smarten Technologien positiv auf die Energieffizienz und somit auch auf die Umwelt auswirken. Durch eine einfache und kabellose Installation der Technik lässt sich so gut wie jedes Bürogebäude mit einer Smart Office Lösung ausstatten oder nachrüsten. So könnte die Steuerung des Büroalltags im Smart Office aussehen:

Contrôle d'accès numérique

C'est justement dans et autour des immeubles de bureaux que tout est placé sous le signe de la sécurité. Et c'est pourquoi il existe également des solutions intelligentes pour la gestion des bâtiments et les systèmes de sécurité, qui améliorent la sécurité et facilitent le quotidien. Ainsi, la barrière du parking ou l'accès aux portes peuvent être commandés numériquement à l'aide de la reconnaissance faciale afin d'interdire l'accès aux personnes non autorisées. Les parkings souterrains, les ascenseurs et les locaux individuels peuvent également être commandés par ce procédé. Cela a en outre l'avantage de réduire le nombre de clés différentes nécessaires.

Réservation de postes de travail par app

Sur le site Desk-Sharing concept ou en Coworking Spaces différentes applications vous aident par exemple à réserver des postes de travail flexibles ou des salles de réunion. Des capteurs permettent en outre de contrôler le taux d'occupation de la salle. Il est ainsi possible d'opter à l'avance pour un poste de travail de son choix, par exemple près d'une fenêtre ou dans un coin plus calme.

Navigation dans l'immeuble de bureaux

L'immeuble de bureaux est inconnu et il faut du temps pour s'orienter dans les locaux ? Pour continuer à gagner du temps, une application équipée d'un tracker GPS peut par exemple guider les visiteurs étrangers à l'entreprise vers la salle de réunion réservée en empruntant le chemin le plus rapide. Cette solution intelligente permet également de trouver le chemin le plus court vers les toilettes ou la cantine à l'aide de services basés sur la localisation.

Utilisation de l'espace personnalisable

En outre, le Smart Office permet de personnaliser le poste de travail réservé au préalable à l'aide d'une technologie intelligente en fonction des besoins respectifs de l'employé(e). Des capteurs enregistrent le volume sonore, la température, l'humidité et la qualité de l'air et calculent les besoins actuels de l'espace de bureau. On a alors la possibilité, en appuyant sur un bouton de l'application ou, le cas échéant, par commande vocale, d'adapter les stores, le chauffage et la ventilation à ses propres sensations. Les systèmes de gestion de l'éclairage intégrés détectent la présence dans les bureaux et s'allument ou s'éteignent automatiquement. Cela a l'avantage de permettre de contrôler les coûts d'électricité et de chauffage et, dans le meilleur des cas, de les réduire rapidement. La commande intelligente des bureaux et des chaises de bureau réglables en hauteur contribue également au bien-être général. Le système se souvient en outre des préférences de la personne concernée et s'adapte spontanément lors de sa prochaine visite.

Traitement des paiements à la cantine

Vous souhaitez acheter quelque chose à manger à la cantine à l'heure du déjeuner, mais vous n'avez pas d'argent liquide à portée de main ? Grâce à un centre de coûts interne, il est possible pour les collaborateurs d'effectuer des paiements via une application.

Promotion de l'ergonomie

Pour réaliser un poste de travail sain, il est possible d'intégrer dans le Smart Office un suivi des mouvements pour les collaborateurs. Grâce à une application, le comportement en position debout et assise peut être documenté et évalué. Le bureau doit être intelligent et compatible avec l'appli. Sur cette base, les employés se voient rappeler de se lever et sont incités à faire suffisamment d'exercice. Il est possible de se fixer des objectifs d'activité physique appropriés sur la base de recommandations afin d'améliorer ses propres performances.

Protection contre l'incendie

Au-delà des postes de travail intelligents, il existe également l'option de rendre la technique des immeubles de bureaux plus intelligente au quotidien. Pour que les collaborateurs puissent se sentir totalement en sécurité sur leur lieu de travail, des détecteurs de fumée intelligents sont installés dans l'immeuble de bureaux. En cas de dégagement de fumée, ils alertent automatiquement les pompiers afin de détecter et d'endiguer plus rapidement les zones dangereuses. Le personnel de secours peut en outre accéder facilement au bâtiment.

Détection des défauts

La détection automatique des défauts permet d'éviter les longues visites de contrôle. Les défauts éventuels sont ainsi détectés à temps et peuvent être éliminés rapidement.

Un nettoyage intelligent

Grâce à la pose de capteurs, le système évalue l'utilisation des bureaux, des tables de travail et des installations sanitaires, ce qui permet au personnel de nettoyage de travailler en fonction des besoins, selon une liste de priorités. Les intervalles de nettoyage et les mesures de désinfection peuvent ainsi être optimisés de manière ciblée et les surfaces réellement utilisées peuvent être nettoyées en priorité.

L'utilisation d'un bureau intelligent est peut-être encore assez nouvelle pour certains. Les coûts élevés de mise en œuvre et la question de la protection des données suscitent un sentiment d'insécurité. C'est pourquoi il est important pour les entreprises de se faire conseiller individuellement par des prestataires de services certifiés. Les exigences des collaborateurs devraient toujours être prises en compte. Les nouvelles technologies suscitent parfois des doutes et des réticences chez les collaborateurs de longue date. Une initiation à des systèmes encore inconnus permet de prévenir l'ignorance et le scepticisme. Afin d'enthousiasmer tous les utilisateurs pour cette technique, les développeurs des solutions Smart Office misent sur une convivialité intuitive.

Une fois le scepticisme initial à l'égard de la technologie moderne dissipé, les avantages qu'apporte un smart office l'emportent. Un grand confort, une grande flexibilité et de meilleures conditions de travail contribuent à la santé des collaborateurs. Un niveau de sécurité élevé contribue en outre à leur bien-être. En outre, il leur est plus facile d'utiliser les différentes ressources de manière responsable afin de réduire l'impact sur l'environnement. Enfin, les mesures mises en œuvre permettent de réaliser des économies de temps et d'argent. De nombreuses entreprises en sont encore à leurs débuts, mais nous sommes impatients de voir ce que l'avenir nous réserve.

Smart Office: qu'est-ce que c'est?

À quoi ressemblent les postes de travail intelligents dans les immeubles de bureaux?