Passage de relais au travail : les meilleurs conseils

Vos vacances approchent à grands pas et vous ne voulez pas que le travail s'accumule sur votre bureau durant votre absence ? Avec une bonne préparation, c'est possible. Vous avez évidemment à cœur de faciliter au maximum la tâche des collègues qui vont traiter ce surplus de travail à votre place. Pour que tout se déroule bien pendant vos congés, il ne faudra rien oublier au moment du passage de relais.

Cet article vous explique justement comment organiser cette transition à l'avance, quelles informations communiquer et comment garantir le maintien de la productivité pendant vos vacances.

Comment passer le relais avant vos congés

Un passage de relais fluide et sans accroc est une composante essentielle de la préparation d'un congé. Avant de partir, assurez-vous que vous avez bien tout organisé pour la personne qui vous remplacera afin de ne pas perturber le flux de travail habituel.

Commencez par dresser une checklist des tâches et élaborez un plan de communication avec vos collègues afin de déterminer les responsabilités de chacun. Il faut en outre leur communiquer les contacts et les ressources qui peuvent leur être utiles, les échéances à respecter ainsi que les coordonnées des référents à contacter en cas d'interrogations durant votre absence. En prenant ces dispositions avant votre départ, vous vous assurez que le passage de relais entre les postes de travail se fera de la manière la plus fluide possible.

Déléguer des projets et des responsabilités

Vous allez vous absenter et devez attribuer des tâches à vos collègues dans le cadre du passage de relais ? Accordez-vous le temps nécessaire pour déléguer projets et responsabilités de manière optimale. En premier lieu, formulez des attentes claires et des échéances précises pour chaque projet et chaque tâche afin que votre équipe maintienne le cap pendant votre absence. Quels sont les projets prioritaires et les plus urgents ? Quel membre de votre équipe est le plus compétent pour les mener à bien ? Partagez vos réflexions avec vos collègues.

Assurez-vous qu'ils disposent bien de toutes les ressources nécessaires et informez-les régulièrement de l'état d'avancement des projets. Ces mesures garantissent une transition en douceur pendant votre absence et garantissent à toutes les parties que tout sera traité.

Documenter les dossiers

Documentez votre avancée au fur et à mesure de votre travail afin que votre remplaçant dispose de toutes les informations importantes durant votre absence. Il existe différents outils permettant de stocker des fichiers ou des notes en toute sécurité, que ce soit sous forme numérique ou physique.

Déterminez quel système est le meilleur pour vous, tout en gardant à l'esprit qu'une organisation et une documentation adéquates vous feront gagner un temps précieux. Par exemple, vous devez systématiquement enregistrer les informations et les échanges avec les clients, et sécuriser les mots de passe et les accès. Les bases de connaissances permettent d'éviter les réunions inutiles et les outils de gestion de projet facilitent la délégation et la saisie des statuts.

Passage de relais en 4 étapes

Créer un message d'absence dans Outlook

Avant de partir en congé, n'oubliez pas de créer un message d'absence pour vos collègues et vos clients. Ce message sera envoyé automatiquement en réponse à tous les e-mails qui vous seront envoyés. Vous pouvez également programmer le transfert des e-mails à une tierce personne. Voici comment créer un message d'absence dans Outlook :

Modèle de message d'absence (français & anglais)

Vous pouvez configurer des messages d'absence pour les contacts internes et externes à l'entreprise. Si vous travaillez avec des clients et des collègues internationaux, vous devez joindre une traduction en anglais. Dans un souci de simplification, les deux variantes peuvent figurer dans le même e-mail. Internet regorge de nombreux modèles de messages d'absence, nous ne vous en donnerons donc qu'un seul. Modifiez cet exemple en fonction des prérequis de votre employeur, de vos préférences ou de vos besoins.

Objet: Message d'absence

Madame, Monsieur,

je suis actuellement en congé. Je ne suis pas disponible. En cas d'urgence, veuillez contacter [nom de votre remplaçant] à l'adresse : [adresse électronique du remplaçant]. Cet e-mail ne sera pas transféré.

Merci de votre compréhension.

Cordialement,

[votre prénom et nom]

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Subject: Out of Office

Dear Sir/Madam,

I am currently out of the office on vacation. During my absence, I will not be available. In case of urgent matters, please contact [Name of your delegate] at [Delegate's email address]. This email will not be forwarded.

Thank you for your understanding.

Best regards,

[Your Name]

Conclusion

Il peut être difficile de s'imaginer confier son travail à ses collègues pendant de longs congés. Élaborez un plan minutieux pour un passage de relais sans stress.

Avec une bonne préparation et une délégation réfléchie, vos projets et vos responsabilités ne seront pas abandonnés pendant votre absence. Documentez soigneusement tous les processus pour que votre remplaçant ait toujours accès à toutes les informations nécessaires et assurez-vous qu'il dispose de tous les contacts pour répondre aux questions.

Si vous suivez ces conseils, vous pouvez être sûr que le travail sera fait en votre absence et vous pourrez vraiment vous détendre.

Cela pourrait aussi vous intéresser