Planifier un atelier : quels éléments prendre en compte ?

Trouver des équipiers pour la planification d’un atelier n’est pas toujours possible. Si vous travaillez en tant qu’animateur indépendant, il peut arriver que vous n’ayez aucun contact avec le groupe avant le début de l’atelier. Les responsables du personnel ou les chefs de projet disposent en revanche de collègues qualifiés au sein de l’entreprise. Profitez de leur savoir-faire. Le personnel dispose souvent de connaissances internes qu’il est possible d’exploiter pour planifier votre atelier. Faites aussi en sorte que les compétences de vos recrues soient complémentaires. Plus vous couvrez de domaines de compétence, moins vous risquez de négliger des points importants, mais la taille de l’équipe doit rester proportionnellement raisonnable par rapport au nombre de participants ultérieurs. Dans l’idéal, il doit y avoir quatre à six participants par membre de l’équipe. Soyez attentif aux signes de sympathie et d’antipathie au sein des membres de l’équipe. Les frictions survenues antérieurement entre deux coéquipiers potentiels doivent vous donner à réfléchir. Faut-il les inviter ou non à rejoindre l’équipe ? En revanche, de simples divergences d’opinions ne portent généralement pas préjudice aux équipes. Il est bien connu que les meilleures idées émergent souvent de discussions animées.

Avant d’aborder le contenu, vous devez déterminer le nombre approximatif de participants que vous souhaitez convier à l’atelier. La « taille d’atelier idéale » n’existe certes pas, mais la pratique montre que les ateliers de moins de cinq ou de plus de quarante participants sont difficiles à gérer. De plus, ils génèrent proportionnellement peu de savoir utile. Pour y voir plus clair, il est alors judicieux de réaliser une analyse du groupe cible. Quels groupes d’âge et hiérarchiques vont participer à l’atelier et quels intérêts ces participants représentent-ils ? Le thème de l’atelier doit concerner chacun des participants personnellement. Certains d’entre eux auront un pouvoir de décision pour permettre l’application immédiate de ce qui a été élaboré. Si à ce stade, vous n’avez pas encore besoin d’une liste précise de participants, vous devez néanmoins être en mesure d’adapter vos contenus et vos méthodes à votre groupe cible.

La meilleure méthode de planification consiste à partir des grandes lignes pour aller vers les détails : Déterminez quelles sont les questions clés que vous devez traiter, puis détaillez-les. Commencez la planification du contenu par un brainstorming prolongé. Pour cette étape, il est judicieux que l’équipe comporte des personnes rompues à la problématique donnée. Le brainstorming ainsi enrichi par leur savoir-faire respectif devrait permettre de mettre en évidence les principaux points épineux. Mais le temps alloué à l’atelier est précieux, sélectionnez donc uniquement des thèmes qui font l’unanimité entre les parties prenantes. Réfléchissez ensuite à comment faire la transition entre les différents thèmes afin de créer un fil conducteur qui guidera vos participants tout au long de l’atelier. L’expérience montre qu’il est préférable de commencer par un thème plutôt « ouvert » et de devenir plus spécifique sur la fin. Le brainstorming peut mettre en évidence l’expertise de vos coéquipiers sur des questions précises. Dans ce cas, vous pouvez éventuellement leur proposer de faire une présentation. Cela permettrait en cinq minutes maximum d’amener tous les participants à l’atelier à un niveau de connaissances équivalent.

Un atelier sert à générer des connaissances et non pas à les transmettre. Chaque présentation doit être suivie d’un exercice permettant de développer de nouvelles approches sur la base de cette amorce. La plupart des exercices peuvent en principe être classés dans l’une des trois approches suivantes :

Si les discussions aboutissent rapidement à des résultats exploitables, elles ne sont pas très efficaces pour bousculer les participants. L’objectif des méthodes de discussion est en général de briser les formations de groupe existantes pour inclure dans la discussion les participants qui, sans intervention extérieure, n’auraient pas échangé de manière détaillée sur le sujet donné. Les travaux de groupe interactifs requièrent beaucoup d’encadrement : les tâches et les questions doivent être formulées avec minutie et de manière compréhensible. D’autre part, pour un déroulement fluide, les participants doivent recevoir une information complète sur le déroulement du jeu. Si vous appliquez ces règles, le travail de groupe est le meilleur moyen de générer des solutions et d’alléger l’atmosphère des ateliers ennuyeux.

Les jeux éducatifs peuvent aussi générer une meilleure compréhension de certaines problématiques et de l’empathie pour les personnes concernées. Pour ce faire, vous devez faire sortir les participants de leur réserve et déconstruire leurs appréhensions. Prévoyez néanmoins un « plan B » pour chacun des jeux prévus, car certains participants peuvent s’avérer plus récalcitrants que vous ne l’imaginez.

Établissez votre emploi du temps à la minute près. Vous aurez un meilleur contrôle de l’atelier et pourrez rebondir rapidement si des discussions venaient à s’éterniser. Petit conseil : raisonnez en termes d’heures de cours lorsque vous planifiez le déroulement d’une activité. Un système de base de l’heure double a fait ses preuves. Il consiste en 90 minutes de travail suivies de 15 minutes de pause. En considérant une pause déjeuner plus longue et des pauses café, vous pouvez placer quatre unités dans une journée de huit heures. Ne planifiez pas plus que ces quatre modules d’heures doubles. Après quatre sessions de 90 minutes, rares sont les participants qui sont encore réceptifs et prêts à discuter. Mieux vaut donc préparer un planning de remplacement condensé pour pouvoir rebondir le cas échéant. Si certains participants montrent des difficultés avec un exercice ou s’ils dépassent le temps imparti à cause d’une discussion enflammée, vous pourrez changer de cap avec assurance sans perturber le déroulement de l’activité.

Il convient de considérer les questions logistiques suffisamment tôt dans la planification. Combien de temps faut-il aux participants pour se rendre du lieu de l’atelier jusqu’à la cantine ? Est-il possible d’installer le nécessaire pour pouvoir consommer un en-cas et une boisson chaude dans la salle ? Quel équipement est mis à disposition dans la salle ? Quel équipement devez-vous fournir vous-même ? Si vous pouvez estimer le temps nécessaire à votre installation, incluez d’emblée ce délai dans le planning. Cela vous apporte une certaine sécurité, notamment en cas de difficultés techniques.